Datamigratie naar SAP SuccessFactors.
Je stapt over op SAP SuccessFactors. De personeels- en salarisdossiers moeten mee: compleet, kloppend en op tijd. Ik verzorg die migratie van begin tot eind en lever bij de livegang het bewijs dat alles is overgekomen. Tot op de laatste rij.
Vanuit welk systeem je ook komt
De overstap naar SuccessFactors begint bij wat er nu ligt. Ik migreerde personeels- en salarisdossiers vanuit onder andere:
- Youforce (HR Core Beaufort)
- ADP
- Excel-aanleveringen
Waar de uitdaging zit
Een paar voorbeelden van wat bij een migratie naar SuccessFactors om aandacht vraagt. In elke proefmigratie controleer ik hier opnieuw gericht op.
Kwaliteit van de aanlevering
Een migratie is zo goed als de data die erin gaat. Ontbrekende velden, dubbele records en waarden die niet kloppen komen in de proefmigratie aan het licht. Wat de juiste waarde is, bepaalt iemand die de inhoud kent. Even belangrijk is dat de juiste gegevens compleet worden aangeleverd, uit de juiste bron.
Wijzigingen die nog moeten ingaan
Volledige historie vraagt dat ook de organisatiestructuur van toen wordt vastgelegd. Daarom stuurt de implementatiepartner meestal op de actuele stand per conversiedatum, plus de mutaties die daarna nog ingaan: een contract dat afloopt, een salariswijziging per volgende maand. Die moeten op de juiste ingangsdatum in SuccessFactors staan.
Codes die niet passen
Contractsoorten, functies en redenen staan in het oude systeem in eigen codes, terwijl SuccessFactors met eigen keuzelijsten werkt. Elke waarde die niet past is een inhoudelijke keuze. Die keuzes leg ik vast, zodat ze na te lezen zijn en niet in een script verstopt zitten.
De salarisadministratie
Naast de personeelsdossiers staat de salarisadministratie, in SuccessFactors ondergebracht in Employee Central Payroll (ECP). Dat deel is onverbiddelijk: wat daar niet klopt, ziet een medewerker terug op de loonstrook. De salarisgegevens controleer ik daarom apart, op aantallen en op bedragen.
SuccessFactors-migraties draaien op Convey
Elke afspraak over jouw migratie ligt vast in Convey, mijn eigen migratieframework: welke gegevens meegaan, hoe ze worden omgezet en welke controles gelden. Je data doorloopt zes gecontroleerde fases, van de aanlevering tot een gevuld SuccessFactors. Bij elke fase zie je wat er gebeurt.
De migratieketen
Zo komt je data over
Vier stappen. Na elke stap ligt er iets tastbaars op tafel.
- 01 — Intake
Wat gaat er mee
We nemen door welke gegevenssoorten SuccessFactors in moeten: wie, welke contracten, welke salarisgegevens en welke mutaties er nog moeten ingaan. Daarna ontvang je een voorstel met een vaste prijs.
- 02 — Blauwdruk
Elke veldkoppeling vastgelegd
Welk veld uit je bronsysteem in welk veld van SuccessFactors landt, leg ik vast in Convey: leesbaar, ook zonder technische kennis.
- 03 — Proefmigraties
Tot de cijfers kloppen
We draaien de migratie in een veilige omgeving en vergelijken bron en doel: de aantallen per gegevenssoort (medewerkers, dienstverbanden, salariscomponenten), de totalen van de bedragen en de inhoud van de velden zelf. Dat herhalen we tot de aansluitcontrole (reconciliatie) klopt.
- 04 — Livegang
Een herhaling, geen gok
De echte migratie volgt het draaiboek dat zich in de proefmigraties al bewezen heeft. SuccessFactors gevuld, met het bewijs erbij.
Wat klanten meestal willen weten
Gaat onze historie mee naar SuccessFactors?
Meestal gaat alleen de actuele stand per conversiedatum mee, plus de mutaties die daarna nog ingaan. De implementatiepartner stuurt daar vaak op. Wat er meegaat, bepalen we samen in de intake. Het archiveren van wat achterblijft valt buiten de migratie.
Onze codes passen niet op de keuzelijsten van SuccessFactors. Wat dan?
Dan komt dat in de blauwdruk aan de orde, voor de eerste proefmigratie. Per waarde bepalen we samen waar die op uitkomt en die keuze staat zwart op wit in Convey.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Ik heb toegang nodig tot het bron- en doelsysteem, iemand die de inhoud van de data kent en jullie oordeel over de uitkomst van elke proefmigratie. De rest, van inrichting tot controle, ligt bij mij.
Wat bepaalt de prijs?
Het aantal bronsystemen, welke gegevenssoorten meegaan, de kwaliteit van de aangeleverde data en hoeveel proefmigratierondes nodig zijn. Dat komt uit de intake. Daarna ontvang je een voorstel met een vaste prijs.
Van Youforce naar SuccessFactors bij de HAN
Bij de HAN verzorgde ik de datamigratie van Youforce (HR Core Beaufort) naar SAP SuccessFactors. Na de livegang schreef de projectmanager deze referentie.
Eindelijk iemand die begrijpt dat we geen geknutsel in Excel willen en geen trial-and-error-aanpak, maar een strak proces van het opschonen van de data, proefmigraties en migratie op basis van scripts, zodat altijd herleidbaar is wat er met de data is gebeurd. Overleggen zijn altijd opvallend goed voorbereid en het hele team profiteert van zijn gevraagde en ongevraagde advies.
Tijdens het project ontpopt Michiel zich als een vast baken in de woelige projectzee. Zijn controlerapportages zijn transparant en goed te volgen, ook voor stuurgroepleden en auditors. Dankzij de strak uitgevoerde proefmigraties en de correcties die Michiel na elke ronde doorvoert, verloopt de livegang bijzonder soepel. We houden zelfs tijd over om met onze families rond de kerstboom te zitten. De stuurgroep is zeer tevreden en in het accountantsverslag staat expliciet dat de conversie van Youforce naar SAP SuccessFactors goed is verlopen: 'de datakwaliteit is op orde en de conversie is technisch goed uitgevoerd en transparant vastgelegd'.
Waarom ik MG Analytics van harte aanbeveel
- Deskundige en transparante aanpak
- Inhoudelijk sterke gesprekspartner voor projectteam en implementatiepartner
- Fijne teamspeler, rustig en met droge humor, die zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt voor het gezamenlijke projectresultaat
- Een soepele livegang dankzij de proefmigraties
- Tevreden auditors dankzij de duidelijke controles en rapportages
Staat SuccessFactors op de planning?
Plan een vrijblijvende kennismaking. We nemen samen door hoe jouw migratie eruitziet: welke stappen, welke doorlooptijd en waar het risico zit.
Liever zelf mailen? info@mg-analytics.nl