AFAS

Datamigratie naar AFAS.

Je stapt over op AFAS. Grootboek en openstaande posten, medewerkers, abonnementen en activa moeten mee, uit het oude systeem of uit losse aanleverbestanden. Ik verzorg die migratie van begin tot eind en lever bij de livegang het bewijs dat alles is overgekomen. Tot op de laatste rij.

Plan een kennismaking → Zo komt je data over
Naar AFAS gemigreerd vanuit SAP Business One en Excel-aanleveringen · Energiesector
Het vertrekpunt

Vanuit welk systeem je ook komt

De overstap naar AFAS begint bij wat er nu ligt: een ouder HR- of ERP-pakket, een financieel systeem of losse bestanden van afdelingen. Ik migreerde financiële gegevens, medewerkers, abonnementen en activa vanuit onder andere:

  • SAP Business One
  • Excel-aanleveringen
Staat jouw bronsysteem er niet bij? Of staat een deel van de data in lijsten die afdelingen zelf bijhouden? De aanpak is systeemonafhankelijk: zolang de data eruit kan, kan die gecontroleerd AFAS in.
De praktijk

Waar de uitdaging zit

Een paar voorbeelden van wat bij een migratie naar AFAS om aandacht vraagt. In elke proefmigratie controleer ik hier opnieuw gericht op.

Importsjablonen

Sjablonen die nauw luisteren

AFAS laadt data via importsjablonen met per onderdeel vaste kolommen en codes. Een bestand dat net niet klopt wordt geweigerd of laadt half. Daarom vul ik de sjablonen vanuit Convey in precies de vorm die AFAS verwacht en toets ik elk bestand voordat het geladen wordt.

Volgorde

Inrichting die eerst moet staan

Grootboekschema, kostenplaatsen, organisatie-eenheden en functies moeten in AFAS bestaan voordat er boekingen of medewerkers in kunnen. De volgorde van importeren luistert nauw. De migratie volgt die volgorde en controleert per stap of alles waarnaar verwezen wordt al aanwezig is.

Looptijd

Abonnementen en activa lopen door

Een abonnement heeft een volgende factuurdatum en resterende termijnen, een bedrijfsmiddel een boekwaarde en een afschrijvingsstand. Die moeten per conversiedatum exact kloppen, anders loopt AFAS vanaf de eerste factuurrun of afschrijving scheef. Deze gegevens controleer ik daarom apart, op aantallen en op bedragen.

Datakwaliteit

Kwaliteit van losse bestanden

Naast het systeem dat wordt uitgezet, zijn er altijd lijsten die afdelingen zelf bijhouden. Daarin staan dubbele records, lege velden en afwijkende schrijfwijzen. Per fase zie je hoeveel records afvallen en waarom. Wat de juiste waarde is, bepaalt iemand die de inhoud kent.

Het framework

AFAS-migraties draaien op Convey

Elke afspraak over jouw migratie ligt vast in Convey, mijn eigen migratieframework: welke gegevens meegaan, hoe ze worden omgezet en welke controles gelden. Je data doorloopt zes gecontroleerde fases, van de aanlevering tot een gevuld AFAS. Bij elke fase zie je wat er gebeurt.

De migratieketen

Source
Ruwe aangeleverde data
Snapshot
Kopie op één vast moment
Selection
Records binnen scope
Canonical
Alle bronnen in dezelfde vorm
Load
Omgezet en gecontroleerd
Target
Wat er daadwerkelijk is geland
Hoe Convey werkt →
De aanpak

Zo komt je data over

Vier stappen. Na elke stap ligt er iets tastbaars op tafel.

  1. 01 — Intake

    Wat gaat er mee

    We nemen door welke gegevens AFAS in moeten en waar ze nu staan: grootboek en openstaande posten, medewerkers en dienstverbanden, abonnementen en activa. Daarna ontvang je een voorstel met een vaste prijs.

  2. 02 — Blauwdruk

    Elke veldkoppeling vastgelegd

    Welk gegeven uit je bron in welk veld van AFAS landt, leg ik vast in Convey, mijn eigen migratieframework: leesbaar, ook zonder technische kennis.

  3. 03 — Proefmigraties

    Tot de cijfers kloppen

    We draaien de migratie in een veilige omgeving en vergelijken bron en doel: de aantallen per gegevenssoort, de saldi en totalen van de bedragen en de inhoud van de velden zelf. Dat herhalen we tot de aansluitcontrole (reconciliatie) klopt.

  4. 04 — Livegang

    Een herhaling, geen gok

    De echte migratie volgt het draaiboek dat zich in de proefmigraties al bewezen heeft. AFAS gevuld, met het bewijs erbij.

Jouw omgeving, jouw data. Convey draait volledig in je eigen Microsoft Fabric-omgeving, het dataplatform van Microsoft. Gevoelige gegevens gaan dus niet naar een externe tool, ook niet tijdens de migratie.
Implementatiepartner of eigen team? Wie AFAS ook inricht, ik zorg dat de data er aantoonbaar goed in komt: één partij voor de inrichting, één specialist voor de data.
Convey inbegrepen. Je betaalt voor de migratie, niet voor softwarelicenties.
Vraag en antwoord

Wat klanten meestal willen weten

Sluit de beginbalans straks aan?

Dat laat de aansluitcontrole zien. Per grootboekrekening vergelijk ik het saldo in de bron per conversiedatum met wat AFAS na het laden toont. Hetzelfde doe ik voor de openstaande posten. Pas als die cijfers gelijk zijn, gaat de livegang door.

Onze data staat in losse Excel-bestanden. Kan dat?

Ja. Excel- en CSV-bestanden zijn een gewone bron in Convey en doorlopen dezelfde fases en controles als een database. Wel wil ik ze in een vaste vorm en op een vast moment aangeleverd krijgen, zodat elke proefmigratie hetzelfde vertrekpunt heeft.

Wat hebben jullie van ons nodig?

Ik heb toegang nodig tot het bron- en doelsysteem, iemand die de inhoud van de data kent en jullie oordeel over de uitkomst van elke proefmigratie. De rest, van inrichting tot controle, ligt bij mij.

Wat bepaalt de prijs?

Het aantal bronnen, welke gegevenssoorten meegaan, de kwaliteit van de aangeleverde data en hoeveel proefmigratierondes nodig zijn. Dat komt uit de intake. Daarna ontvang je een voorstel met een vaste prijs.

Aan de slag

Staat AFAS op de planning?

Plan een vrijblijvende kennismaking. We nemen samen door hoe jouw migratie eruitziet: welke stappen, welke doorlooptijd en waar het risico zit.

Plan een kennismaking → Bel: 06 - 1253 9595

Liever zelf mailen? info@mg-analytics.nl